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증빙자료, 얼마나 중요한가요?
사업을 운영하면서 발생하는 모든 거래에는 증빙자료가 필수입니다. 단순히 기록해두는 것이 아니라, 법적으로 인정받는 증빙자료를 정확히 갖춰야만 비용 처리가 인정됩니다.
만약 적격증빙자료를 제대로 준비하지 않으면 어떻게 될까요? 세무 감사에서 비용 처리가 인정되지 않을 뿐만 아니라, 대표자에게 상여나 배당 등의 소득으로 처분되어 원천세 징수 의무까지 발생할 수 있습니다.
“경비처리가 수작업으로 이루어지다 보면, 영수증 분실 등 여러 크고 작은 문제가 발생할 수 있습니다.”
적격증빙자료의 보관 기한
가장 기본이 되는 규칙을 먼저 알아봅시다.
언제부터 5년을 세나요?
법인 또는 개인사업자는 법인세나 소득세의 신고 기한이 지난 날부터 5년간 증빙자료를 보관해야 합니다. 이는 세법으로 정해진 의무사항이므로 절대 넘어갈 수 없습니다.
다만 이월결손금을 공제받는 경우는 조금 다릅니다. 그 결손금이 발생한 사업연도의 증빙자료는 이월결손금을 공제받은 사업연도의 신고 기한부터 1년까지만 보관하면 됩니다.
어떤 자료를 보관해야 하나요?
증빙자료의 종류는 거래 형태에 따라 달라집니다.
- 매입/매출 관련: 세금계산서, 계산서, 거래명세서
- 현금/예금: 영수증, 예금통장, 지출결의서
- 급여/경비: 급여대장, 차입금계약서
- 자본 관련: 주주총회의사록, 이사회의사록, 정관
효율적인 관리 방법
종이 문서에서 벗어나세요
과거에는 전표를 출력하고 오프라인 증빙을 첨부하여 결재한 후 보관하는 것이 일반적이었습니다. 하지만 최근에는 전자화된 증빙과 전자결재가 가능해졌습니다.
영수증이 시간이 지나면서 잉크가 흐릿해져 지출증빙으로서의 가치를 잃게 됩니다. 이를 예방하려면 실물 영수증을 전자 영수증으로 바로 옮기는 것이 중요합니다.
체계적인 분류 시스템
증빙자료를 효율적으로 관리하려면 분류가 핵심입니다. 거래 내용과 목적에 맞게 증빙서류를 분류하여 보관해야 합니다.
회계처리가 완료된 증빙서류는 해당 전표의 뒷면에 부착하거나 별도의 증빙서철을 만들어 체계적으로 정리하는 것이 좋습니다.
디지털화의 필요성
ERP 시스템의 활용
현대적인 기업 관리를 위해서는 ERP 프로그램의 도입을 추천합니다. 사업자 카드와 은행 계좌를 등록하면 신용카드나 계좌 거래 시 자동으로 거래 내역이 등록되어 증빙자료를 체계적으로 보관할 수 있습니다.
전자결재 시스템의 장점
전자결재를 통하면 자동으로 설정된 결재선을 따라 전표와 증빙을 조회하고 결재 처리가 가능합니다. 승인자는 첨부된 증빙문서를 별도로 다운로드하지 않아도 증빙뷰어를 통해 직접 조회할 수 있습니다.
결재가 완료된 전표는 증빙번호와 함께 증빙서버에 자동으로 보관 및 관리되므로, 회계 감사나 세무 검사에서 필요할 때 쉽게 조회할 수 있습니다.
클라우드 저장소 활용
영수증을 클라우드에 저장하면 분실 위험을 크게 줄일 수 있습니다. 필요한 경우 원본 문서도 함께 보관하면 더욱 안전합니다.
투명하고 정확한 증빙자료 관리는 기업의 신뢰성을 높이고, 불필요한 세무 문제를 사전에 예방할 수 있습니다. 오늘부터 디지털 시스템으로 전환하여 체계적으로 관리해보세요.